Les États-Unis sont une destination qui offre de grandes opportunités d’affaires dans de nombreux domaines. Ainsi, de nombreux entrepreneurs, commerçants et hommes d’affaires sont tenus de faire un séjour professionnel aux USA. Mais avant de commencer à faire ses bagages pour un séjour d’affaires aux États-Unis, il est important de remplir certaines formalités. Pour vous aider à bien préparer votre voyage en vue de sa réussite, voici le point sur les formalités que vous devez effectuer.

L’ESTA, un formulaire pour tous obligatoire

L’Electronic System for Travel Autorization est un formulaire conçu par les autorités des États-Unis pour simplifier les formalités d’entrée dans le pays.

Cette autorisation est obligatoire aussi bien pour les adultes que pour les enfants. Pour un séjour d’affaire aux USA, vous devrez impérativement avoir un formulaire ESTA. C’est un document facile à obtenir et dont la durée de validité est de deux ans. Toutefois, cette durée peut-être plus courte dans le cas où le passeport valide au moment de son obtention expire avant les deux ans. L’ESTA USA est disponible ici, mais pour l’obtenir, vous devez fournir certaines informations. Il s’agit principalement de :

  • Du numéro de votre passeport ;
  • De vos données personnelles ainsi que votre identité ;
  • De vos antécédents avec la justice ;
  • Du numéro de votre vol.

De même, le questionnaire contient un certain nombre de questions portant sur vos sentiments à propos des États-Unis. Une fois le formulaire rempli, vous devrez payer la taxe associée à son obtention et attendre que votre autorisation vous soit délivrée. Si vous avez bien rempli le questionnaire, 72 heures suffissent pour que vous ayez accès à votre ESTA. Celle-ci vous sera envoyée par mail et vous n’aurez plus qu’à choisir entre l’imprimer et le laisser en l’état. Vous devez tenir compte du délai d’obtention de l’ESTA afin de bien choisir l’instant où vous devez faire la demande en ligne. Notez que vous ne pouvez utiliser l’ESTA pour votre séjour aux États-Unis que si celui-ci dure au plus 3 mois. De plus, ce document ne peut être utilisé que par les ressortissants français ainsi que ceux des pays inclus au Visa Weaver Program. L’ESTA doit être accompagné d’un passeport valide.

Pour moins de 90 jours, un passeport

Le passeport est un indispensable à tout voyage hors des frontières d’un pays et celles des USA ne font pas exception à cette règle. Pour votre voyage d’affaires aux États-Unis, vous aurez besoin d’un passeport si :

  • Vous effectuez un séjour de moins de 3 mois ;
  • Vous disposez d’un formulaire ESTA ;
  • Vous empruntez une voie terrestre ou aérienne.

Attention cependant, car il est indispensable que le passeport soit biométrique pour être accepté par les autorités américaines. Pour obtenir votre passeport, vous devez vous rendre auprès de l’administration française et faire une demande. Cette procédure est extrêmement simple. Avant votre départ de chez vous, vous devez vous assurer que vous avez ce document sur vous. Vous devez également vérifier que celui-ci est valable et le sera encore 6 mois environ après votre retour ou durant tout votre séjour.

Le visa, parfois indispensable

Si vous prévoyez de rester aux USA pendant plus de 90 jours, il vous faudra disposer d’un Visa valide et correspondant à votre profil. En effet, le Visa délivré par les autorités américaines est différent selon que vous soyez :

  • Un étudiant ;
  • Un homme d’affaires ;
  • Un sportif.

La procédure, les informations à fournir et les frais à payer varient également en fonction de ces facteurs. Le Visa est, par contre, un document assez difficile à obtenir. Il vous faut aller à la rencontre d’un officier de l’Ambassade des USA afin d’échanger avec lui et de remplir divers formulaires. Cette rencontre n’est possible que sur rendez-vous et le délai pour bénéficier de votre passeport peut être très long. Le Visa est valide pendant deux ans et offre plus de liberté.

Des billets de voyage, pour justifier son retour

Un séjour d’affaires aux USA ne vous permet pas d’y demeurer indéfiniment. Ainsi, que vous ayez un formulaire ESTA ou un Visa, vous devez impérativement montrer que :

  • Vous avez l’intention de retourner dans votre pays ;
  • Vous avez les moyens de financer votre retour ;
  • Vous avez une date de retour prévue.

Sans toutes ces preuves, l’accès au territoire américain pourrait en effet vous être tout simplement interdit. Pour l’éviter et rassurer les autorités, vous devez réserver votre billet de retour avant votre départ. Il peut s’agir d’un billet pour une croisière ou tout autre. Assurez-vous donc de l’avoir sur vous au moment où vous sortez de chez vous.

Des preuves de solvabilité à fournir aux autorités américaines

Une preuve de solvabilité est un indispensable pour entrer sur le territoire des États-Unis d’Amérique. La preuve de solvabilité peut être un chèque de voyage, une carte de crédit ou tout autre document montrant que vous êtes solvable. Celle-ci montre que vous pouvez vous offrir :

  • Votre hébergement ;
  • Vos repas ;
  • Vos déplacements.

Grâce à cette preuve de solvabilité, les autorités s’assurent que vous ne créerez pas de problème financier et que vous prendrez soin de vous.

Photocopier ses papiers : une astuce à adopter

Faire des photocopies des documents importants que l’on emporte peut sembler superflu. Il ne faut cependant pas négliger cette étape. Vous pouvez par exemple faire plusieurs exemplaires de vos contrats et de vos autres documents de travail. Mais, il est indispensable que vous fassiez des copies de vos pièces et papiers d’identité. Deux copies peuvent suffire, mais par mesure de sécurité, vous devriez en avoir 3. Vous mettrez un exemplaire dans votre logement, un autre dans votre valise et un autre sera constamment sur vous. En prenant cette précaution, vous vous offrez les moyens de faire face à certaines situations comme :

  • Une perte d’une copie de vos documents ;
  • Une agression au cours de laquelle vos agresseurs emportent les papiers ;
  • Un accident comme une tâche rendant illisible un document.

Vous pourrez, en adoptant cette solution, vaquer à vos diverses occupations et éviter de perdre du temps si l’un des problèmes précédents survient.

La santé, un aspect à ne pas négliger

La maladie ou tout autre problème de santé peut se manifester durant votre séjour aux USA.

Si cela se produit, vous devrez vous faire soigner dans un hôpital et vous devrez dépenser de l’argent. De même, vous pourriez rencontrer des difficultés d’accès aux soins et de remplissage des conditions de soins. C’est là qu’intervient le numéro de sécurité sociale. Il ne s’agit pas d’un document qui rembourse vos soins, mais d’une facilité. En présentant ce document, vous avez l’assurance que les formalités d’admission à l’hôpital par exemple seront plus aisées pour vous. Le numéro de sécurité sociale joue également d’autres rôles en Amérique. Grâce à lui, vous pouvez :

  • Louer une voiture pour faciliter vos déplacements ;
  • Ouvrir un compte en banque afin de mettre votre argent en lieu sûr ;
  • Louer un logement pour votre hébergement ;
  • Passer un permis de conduire.

Un numéro de sécurité sociale peut donc vous être très utile durant votre séjour d’affaires aux États-Unis. Son obtention nécessite cependant que vous disposiez d’un visa d’affaires, encore appelé visa de travailleur.

Poids, tailles, interdictions, des règles pour embarquer rapidement

Ces formalités définissent les règles que vous devez respecter pour pouvoir embarquer et commencer votre séjour dans les meilleures conditions. Certaines valises doivent être en soute et d’autres dans la cabine. Le bagage qui restera dans la soute peut atteindre un poids de 23 kilos et avoir 158 cm de dimensions. Ces données reflètent les recommandations des compagnies aériennes. Toutefois, si vous avez besoin d’emporter plus de choses, vous pouvez payer un complément afin de le faire. Votre ordinateur et vos documents de travail sont bien évidemment les bienvenus. Vous pouvez emporter d’autres objets avec vous, mais les briquets et les bouteilles de gaz ne sont pas admis pour des raisons de sécurité. Vous avez également le droit d’emporter un sac à main ou une petite valise. Celle-ci pourra rester en cabine avec vous si aucun des objets interdits dans cette zone ne s’y trouve. Les dimensions conseillées pour ce sac sont :

  • 25 cm de hauteur ;
  • 56 cm de longueur ;
  • 45 cm de largeur.

Vous devez, en plus sécuriser vos bagages pour éviter les pertes. Utilisez pour cela un bon cadenas et des fermetures solides. Renseignez aussi votre adresse, vos contacts et votre identité sur les bagages pour être sûr de les retrouver en cas de perte.

Passer la douane, quelques précautions à prendre

La dernière étape de votre trajet pour un séjour aux États-Unis est le passage de la douane. Pour vous faciliter cette étape, votre compagnie aérienne vous remettra certainement une fiche à remplir. Pour ce faire, vous aurez besoin des informations concernant votre vol retour, votre autorisation d’entrée sur le territoire, votre identité et bien d’autres. Il est essentiel que vous stockiez tous vos documents à portée de main dans votre sac à main par exemple. La police des frontières prendra vos empreintes digitales ainsi que votre formulaire ESTA. Vous devrez aussi montrer votre passeport et expliquer les raisons de votre présence dans le pays. La tâche ne devrait pas être très compliquée.

Réussir un séjour d’affaires aux USA exige une bonne préparation et la constitution d’un dossier. Ce dernier concerne les formalités à remplir pour entrer aux États-Unis et se conformer à la loi de ce pays. Le formulaire ESTA, les dimensions de vos bagages, la validité de votre passeport et le passage de la douane sont les éléments à considérer. Elles vous aideront à passer les contrôles et à vous mettre en conformité avec la loi afin d’éviter les déconvenues. D’autres astuces fournies ci-dessus vous permettront d’avoir un séjour agréable afin de vous concentrer sur votre activité principale.

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